Ort der Geschäftsleitung und Substanz steuerlich belastbar dokumentieren.

Mandantenvorteile

Der Mandant schützt die Auslandsstruktur vor deutscher Umqualifikation.

• Geschäftsleitungs- und Betriebsstättenrisiken werden vor Gründung erkannt.
• Substanz wird laufend belegt statt erst in der Betriebsprüfung behauptet.
• Bank, Registrar und Finanzverwaltung erhalten dieselbe Strukturgeschichte.
• VAE-, Cyprus-, Liechtenstein- und DIFC-Bausteine werden funktional erklärbar.
• Kanzlei Meyers & Partner AG erstellt Substanzakte, Beschlusslogik und Jahresroutine.

Tatsächliche Geschäftsleitung

Ort der Geschäftsleitung ist dort, wo die für die Geschäftsführung wesentlichen Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Formale Geschäftsführerbestellung reicht nicht.

• Entscheidungsort und Entscheidungsträger feststellen
• Bankvollmachten und Zeichnungsrechte prüfen
• Verträge und Beschlüsse lokal fassen
• Kommunikations- und Reisedaten plausibilisieren

Betriebsstätte und Vertreter

Auch wenn die Gesellschaft ausländisch ist, können deutsche Räume, Mitarbeiter, Vertreter oder faktische Geschäftsführung deutsche Besteuerungsrechte auslösen.

• Homeoffice und feste Geschäftseinrichtung prüfen
• abhängige Vertreter analysieren
• Vertragsabschlusskompetenzen dokumentieren
• Leistungserbringung und Personal zuordnen

Substanz in Niedrigsteuerstrukturen

Gerade VAE-, Cyprus- und Holdingstrukturen müssen zeigen, welche Funktion sie wirtschaftlich erfüllen. Substanz ist mehr als Adresse und Dienstleistervertrag.

• Räume, Personal und Dienstleister
• eigene Risiken und eigene Entscheidung
• Buchhaltung und lokale Compliance
• wirtschaftlicher Zweck und Leistungsnachweise

Jahresakte

Die beste Substanzakte entsteht nicht am Jahresende. Sie wird laufend gepflegt: Board Meetings, Beschlüsse, Verträge, Rechnungen, Reisen, Bankentscheidungen und Steuerunterlagen.

• Quartalsweise Beschlussmappe
• Jahreskalender für lokale Compliance
• Banking- und KYC-Updates
• deutsche Steuerakte mit Gegenargumenten

Was Kanzlei Meyers & Partner AG konkret liefert

• Geschäftsleitungsanalyse
• Substanzakte und Jahrescheckliste
• Board-Minutes- und Beschlussmuster
• Betriebsstätten- und Vertreterrisikovermerk
• Banking-kompatibles Organigramm
• laufender Dokumentationskalender

Unterlagen für die Erstprüfung

• Organigramm und Geschäftsführerrollen
• Board Minutes und Vollmachten
• Verträge, Rechnungen und Kundenbezug
• Räume, Mitarbeiter und Dienstleister
• Reise- und Aufenthaltsdaten
• Bankvollmachten und Entscheidungskompetenzen

Ergebnis der Erstberatung

Die Erstpruefung zeigt, wo tatsaechlich geleitet wird und welche Nachweise eine Auslandsgesellschaft oder Stiftung braucht.

• Geschaeftsleitungsanalyse anhand Entscheidern, Vollmachten, Board Minutes, Vertraegen und Zahlungsfreigaben.
• Substanzakte fuer Raum, Personal, Dienstleister, Risiko, Buchhaltung und lokale Entscheidungen.
• Risikoplan fuer Betriebsstaette, Hinzurechnung, Ort der Leitung und deutsche Nachversteuerung.

Rechtsstand und Grenzen

Geschäftsleitung, Betriebsstätte und Substanz hängen von tatsächlichen Umständen ab. Die Dokumentation muss mit gelebter Praxis übereinstimmen.

Häufige Mandantenfragen

Substanzakte prüfen